Dokumentų valdymo sistema

Pirkimo sąskaitų automatizavimas

Dažniausias startas – gaunamų sąskaitų srautas. Sistema jį apima nuo laiško iki apskaitos įrašo:

1. Gavimas. Sąskaitos patenka automatiškai iš el. pašto dėžutės (Outlook / IMAP), E. pristatymo sistemos, per API arba masiniu importu – be rankinio įkėlimo.
2. Atpažinimas. OCR ir dirbtinio intelekto paslauga nuskaito tiekėją, sąskaitos numerį, datą, sumas be ir su PVM, apmokėjimo terminą ir valiutą; dublikatų kontrolė sustabdo pakartotinę sąskaitą.
3. Dimensijos. Sąskaitai ar jos eilutėms priskiriami kaštų centrai, projektai ir kitos apskaitos dimensijos – laukai konfigūruojami pagal jūsų apskaitos struktūrą.
4. Derinimas ir tvirtinimas. Užduočių šablonas nustato tvirtintojus, eiliškumą ir terminus; vėluojantys tvirtinimai primenami, pavaduojantis asmuo užduotis gauna automatiškai. Kiekviena sąskaita turi būseną ir pilną veiksmų istoriją.
5. Perdavimas į apskaitą. Patvirtinta sąskaita su dimensijomis perduodama į apskaitos sistemą. Su Microsoft Business Central veikia dvipusė sinchronizacija (tiekėjai, prekės, sąskaitos, dimensijos, PVM); su kitomis Microsoft Dynamics ir apskaitos sistemomis jungiamasi per API arba duomenų mainų sąsają, sukuriamą pagal poreikį.

Vidinių dokumentų valdymas

Įsakymai, prašymai, protokolai, aktai, tvarkos ir sutartys tvarkomi tuose pačiuose registruose:

• Rengimas iš dokumentų šablonų su įvedimo laukais, validacijomis ir blankais, automatiniu susiejimu su registru.
• Registravimas su numeracija pagal seriją, spaudu ir klasifikacija (viešas / vidinis / konfidencialus).
• Vizavimas, tvirtinimas ir supažindinimas per užduotis vartotojams ar grupėms: vizų eiliškumas, komentarai, tvirtinimas, atmetimas, terminai ir priminimai.
• Kvalifikuotas elektroninis pasirašymas Mobile-ID, Smart-ID ar LT ID priemonėmis, elektroninis spaudas, PDF ir ASiC-E konteineriai; saugomi pasirašiusieji ir parašo formatas.
• Prieigos teisės pagal roles ir registrus, iki atskirų registrų, matomų tik priskirtiems darbuotojams.
• Paieška pilnateksčiu variklio pagalba – ir laukuose, ir dokumentų turinyje.
• Archyvavimas ir audito istorija: automatinis archyvavimas pagal terminus, bylos, veiksmų žurnalas kiekvienam dokumentui.

Sutarčių valdymas ir vizavimas

Sutarčių registre saugoma antroji šalis, galiojimo pradžia ir pabaiga, atsakingas darbuotojas, priedai ir susiję dokumentai – pakeitimai, perdavimo aktai, sąskaitos. Prieš galiojimo pabaigą sistema primena už nustatyto dienų skaičiaus, o pasibaigus terminui praneša, kad sutartis nepasibaigtų nepastebėta.

Derinimas vyksta vizavimo grandine, kurią nustato užduočių šablonas: pavyzdžiui, teisininkas vizuoja, finansų vadovas vizuoja, direktorius tvirtina. Vizos gali eiti iš eilės arba lygiagrečiai, kiekvienai nustatomas terminas ir priminimas. Vizuotojas komentuoja, vizuoja arba atmeta, o jei jo nėra, vizą automatiškai perima pavaduojantis asmuo. Kiekviena viza su data, asmeniu ir komentaru lieka sutarties istorijoje. Patvirtinta sutartis pasirašoma kvalifikuotu elektroniniu parašu (Mobile-ID, Smart-ID, LT ID), o užbaigus procesą gali būti automatiškai archyvuojama.

Dokumentų registrai – sistemos šerdis

Registras yra konfigūruojama dokumentų lentelė su savo laukais, numeracija ir taisyklėmis. Registrai kuriami be programavimo, per administravimo sąsają.

• Struktūra. Registrai grupuojami į medį iki trijų lygių (pvz. „Raštinė“ → „Raštai“ → „Gaunami“), gali paveldėti kito registro laukus arba būti bylų katalogo tipo.
• Laukai. Apie 55 laukų tipai: tekstas, data, laikotarpis, pinigai, IBAN, asmens kodas, pasirinkimų sąrašai, lentelės, ryšiai su darbuotoju, klientu, tiekėju, organizacija, transporto priemone, objektu ar turtu, taip pat sąskaitų laukai (sumos be ir su PVM, apmokėjimo terminas, valiuta, BC365 dimensijos). Laukui nustatoma privalomumas, matomumas, numatytoji reikšmė, maskavimas, dublikatų tikrinimas ir atpažinimo taisyklė.
• Numeracija ir spaudas. Dokumento serija, pradinis numeris, skaitiklio ilgis, atstatymas kasmet ar kasdien. Registruojant ant dokumento automatiškai uždedamas spaudas su numeriu ir data.
• Automatinis atpažinimas. Įkeltas dokumentas atpažįstamas OCR būdu, o iš turinio užpildomi laukai (data, numeris, tiekėjas, sumos). Pagal raktinius žodžius dokumentas priskiriamas registrui, o dirbtinio intelekto paslauga atpažinimą dar patikslina.
• Priminimai ir pranešimai. Datų laukams (sutarties galiojimas, apmokėjimo terminas) nustatomi priminimai už N dienų ir pranešimai pasibaigus terminui; registro gavėjai informuojami apie kiekvieną naują dokumentą.
• Failų peržiūra. Dokumentai peržiūrimi tiesiai naršyklėje, be atsisiuntimo: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, DWG, ASiC-E, ADOC, MSG, EML, TIFF.
• Kontrolė. Informacijos klasifikacija (viešas / vidinis / konfidencialus), dublikatų kontrolė, automatinis archyvavimas po darbo eigos, veiksmų žurnalas kiekvienam dokumentui.

Dokumento gyvavimo ciklas

1. Gavimas. Rankinis įkėlimas, el. pašto dėžutės (Outlook / IMAP) su automatiniu priedų registravimu, E. pristatymo sistema, masinis ZIP importas, API iš kitų sistemų, skenavimo eilė.
2. Registravimas. OCR / AI atpažinimas, laukų užpildymas, registro parinkimas, numerio suteikimas, spaudas, dublikatų kontrolė.
3. Užduotys ir vykdymas. Užduočių šablonai su vykdytojais, eiliškumu, terminais ir kontrolės datomis. Vykdytojai komentuoja, tvirtina, atmeta; vėluojančios užduotys primenamos el. paštu ir eskaluojamos, įvykdytos užsibaigia automatiškai, o pavadavimų modulis jas perduoda pavaduojančiam asmeniui.
4. Procesai. Sudėtingesniems srautams – procesų šablonai su formomis, susietais laukais ir žingsniais; užbaigtas procesas gali automatiškai archyvuoti dokumentą.
5. Pasirašymas. Kvalifikuotas elektroninis parašas Mobile-ID, Smart-ID, LT ID priemonėmis arba elektroninis spaudas; PDF ir ASiC-E konteineriai; saugomas parašo formatas, pasirašiusieji ir registracijos ryšys.
6. Archyvavimas ir sunaikinimas. Automatinis perkėlimas į archyvą po nustatyto laiko, grupavimas į bylas pagal organizaciją ar asmenį, saugojimo terminų kontrolė ir sunaikinimo aktai su dokumentų sąrašais.

Tipiniai registrai bet kuriai įmonei

Bendrieji moduliai

• Darbalaukis – mano užduotys, laukiantys dokumentai, priminimai.
• Paieška – pilnateksčio paieška dokumentų turinyje ir laukuose per visus registrus, išsaugomi filtrai.
• Kalendorius – terminai, priminimai, Teams susitikimai, nebuvimų kalendorius.
• Darbuotojai, atostogos ir pavadavimai – darbuotojų kortelės ir dokumentai, medicininių patikrų priminimai, vertinimo kampanijos, nebuvimų prašymai ir tvirtinimas, automatinis užduočių perdavimas pavaduotojui.
• Subjektai – klientai, tiekėjai, kontaktai; įmonių duomenys tikrinami Rekvizitai.lt registre.
• Dokumentų rengimas – dokumentų generavimas iš šablonų su kintamaisiais, validacijomis ir blankais.
• Web formų konstruktorius – formos su žingsniais ir validacijomis, atsakingo parinkimas pagal sąlygas, pateikimų istorija.
• Resursų rezervacija – salės, darbo vietos, automobiliai bendrame kalendoriuje.
• Bylos ir objektai – dokumentų rinkiniai pagal asmenį, organizaciją ar objektą su savo prieigos teisėmis.
• Suvestinės ir ataskaitos – sąskaitų, neapmokėtų sąskaitų, saugyklos ir indeksavimo ataskaitos el. paštu; ataskaitų ir grafikų konstruktorius su konfigūruojamais duomenų šaltiniais.

Sritiniai moduliai

Įjungiami pagal poreikį: transportas (draudimas, techninė priežiūra, kuro sąnaudos iš Neste ir Funn kortelių), įrenginiai (matavimo prietaisai, elektrinės, patikros), klientai ir tiekėjai (CRM) su sutartimis, užsakymais ir įkainiais, pardavimai ir finansai (sąskaitos, išankstinės, mokėjimai, skolų suderinimas) su dvipuse sinchronizacija su Microsoft Business Central, prekių ženklai ir licencijos, leidimai.

Integracijos

Kelios įmonės vienoje sistemoje

Įmonių grupei arba buhalterinių ir dokumentų tvarkymo paslaugų teikėjui sistema leidžia vienoje instaliacijoje aptarnauti kelias įmones. Kiekviena jų turi savo registrų medį, numeraciją, laukų rinkinius, paieškos indeksą, vartotojus, teises, spalvas ir logotipą, o darbuotojas mato tik tas įmones ir registrus, prie kurių turi teisę. Administratorius visas įmones tvarko iš vienos administravimo zonos. Šiandien taip veikia daugiau nei 60 įmonių su apie 3 200 registrų ir per 20 000 sukonfigūruotų laukų.

Kam sistema jau dirba

Sistema kasdien naudojasi bankai, draudimo bendrovės, energetikos projektų vystytojai, sveikatos priežiūros įstaigos, gamybos, prekybos, transporto ir IT įmonės. Platforma patikrinta labai skirtingais dokumentų srautais, kiekiais ir saugos reikalavimais, o su dalimi klientų kartu vystome integracijas su jų apskaitos, tapatybių valdymo ir archyvavimo sistemomis.

Sauga ir atitiktis

Rolės, profiliai ir teisės iki meniu punkto ar registro, grupės ir padaliniai, IP adresų apribojimai, slaptažodžių politika ir prisijungimų blokavimas, maskuojami asmens duomenų laukai, dokumentų konfidencialumo klasifikacija, pilnas veiksmų auditas (veiksmai, prisijungimai, API kvietimai, klaidos), saugojimo terminų ir sunaikinimo aktų apskaita. Sistema pritaikyta BDAR reikalavimams: atskiri registrai veiklos įrašams, poveikio vertinimams ir incidentams.