Pereiti prie turinio
info@lexita.lt +370 657 58414 Pantera CRM Salesman.lt
LT EN
Paslaugos
Dokumentų valdymo sistema

Dokumentų valdymo sistema

Internetinė dokumentų valdymo sistema (DVS) jūsų įmonei: gaunamų sąskaitų ir raštų registravimas, OCR ir AI atpažinimas, vizavimo ir tvirtinimo grandinės, sutarčių kontrolė, elektroninis pasirašymas, archyvas.
Registrai, laukai ir procesai konfigūruojami pagal jūsų įmonės tvarką be programavimo.
Peržiūrėti galimybes
  • Veikia naršyklėje
  • Lietuviškas produktas
  • Paleidimas per 2-3 savaites nuo registrų suderinimo
  • Registrai pritaikomi pagal Jūsų verslo poreikius
DVS darbastalis: laukiančios tvirtinimo sąskaitos, prašymai ir sutartys
60+
įmonių naudoja Lexita DVS
~3 200
dokumentų registrų
490 000+
dokumentų užregistruota 2026 m.
2 800+
sistemos naudotojų

Dokumentai neturi klaidžioti el. laiškuose

DVS sujungia gaunamus, siunčiamus ir vidaus dokumentus, sutartis ir sąskaitas į vieną procesą - nuo gavimo iki archyvo.

Sąskaitos

Dabar Sąskaitos perrašomos ranka, o ta pati sąskaita kartais užregistruojama du kartus.
Su DVS Sąskaitos atkeliauja iš el. pašto, atpažįstamos automatiškai, o apie galimą dublikatą sistema įspėja iš karto.

Derinimas

Dabar Dokumentai derinami el. laiškais, ir niekas nežino, kokiame žingsnyje vyksta procesas.
Su DVS Kiekvienas žingsnis yra užduotis su atsakingu asmeniu, terminu ir priminimu.

Sutarčių terminai

Dabar Sutarčių galiojimo ir įspėjimo terminai pražiopsomi.
Su DVS Sistema primena iš anksto ir praneša, kai terminas pasibaigia.

Paieška

Dabar Reikalingo dokumento ieškoma aplankuose ir pašto dėžutėse.
Su DVS Pilnateksčio paieška randa jį per kelias sekundes visuose registruose.

Visas dokumento kelias vienoje sistemoje

Nuo gavimo ir registravimo iki pasirašymo ir archyvo - rutina automatizuota, o kiekvienas etapas matomas.

Pirkimo sąskaitų automatizavimas

Pirkimo sąskaitų automatizavimas

Gaunamų sąskaitų srautas be rankinio perrašymo: sistema nuskaito ir paruošia, darbuotojas patikrina ir patvirtina.

  1. Gavimas
  2. Atpažinimas
  3. Tvirtinimas
  4. Apskaita
  • Sąskaitos patenka automatiškai iš el. pašto dėžutės arba per API
  • OCR ir dirbtinis intelektas nuskaito tiekėją, numerį, datas, sumas ir PVM
  • Tiekėjas atpažįstamas pagal įmonės kodą, o naujas sukuriamas iš įmonių registro duomenų
  • Įspėjimas, jei sąskaita tokiu numeriu jau užregistruota
  • Sujungus su Jūsų apskaitos programa, patvirtinta sąskaita perduodama į ją
Dokumentų registrai pagal Jūsų tvarką

Dokumentų registrai pagal Jūsų tvarką

Registras - tai Jūsų dokumentų grupė su savo laukais, numeracija, tvirtinimo seka ir prieigos teisėmis.

  • Registrų medis iki trijų lygių, pvz. Raštinė → Raštai → Gaunami
  • Daugiau nei 55 laukų tipai: sumos, datos, IBAN, sąrašai, lentelės, ryšiai su klientais ir darbuotojais
  • Numeracija pagal seriją su metiniu ar dieniniu skaitiklio atstatymu
  • Registracijos spaudas su numeriu ir data uždedamas ant dokumento automatiškai
  • Informacijos klasifikavimas: viešas, vidinis, konfidencialus
  • Masinis importas iš ZIP archyvų ir aplankų
Dokumentų rengimas pagal šablonus

Dokumentų rengimas pagal šablonus

Įsakymai, prašymai, raštai ir sutartys rengiami iš įmonės šablonų - su rekvizitais, kintamaisiais ir be kopijavimo klaidų.

  • Šablonai su kintamaisiais, validacijomis ir įmonės rekvizitais
  • Dokumentai formuojami DOCX ir PDF formatais
  • Dokumentas atidaromas Word programoje tiesiai iš sistemos, o pakeitimai išsaugomi kaip nauja versija
  • Parengtas dokumentas vienu veiksmu pateikiamas derinti ir užregistruojamas
  • Visa versijų istorija lieka prie dokumento
Sutarčių valdymas

Sutarčių valdymas

Visos sutartys, jų priedai ir susiję dokumentai vienoje vietoje, o svarbūs terminai nebepražiopsomi.

  • Sutarčių registrai pagal grupes su savo numeracija
  • Priedai, pakeitimai, perdavimo aktai ir sąskaitos susiejami su sutartimi
  • Priminimai prieš galiojimo pabaigą ir pranešimai jam pasibaigus
  • Vizavimo grandinė: teisininkas, finansų vadovas, direktorius
  • Pasirašytą sutartį galima išsiųsti el. paštu tiesiai iš sistemos
Derinimas, vizavimas ir tvirtinimas

Derinimas, vizavimas ir tvirtinimas

Kiekvienas dokumento žingsnis yra užduotis su atsakingu asmeniu ir terminu.

  • Nuoseklios ir lygiagrečios vizavimo grandinės
  • Sąlyginiai maršrutai: tvirtintojai parenkami pagal sumą, skyrių ar kitą lauką
  • Terminai, priminimai el. paštu ir vėluojančių užduočių eskalavimas
  • Nesant tvirtintojo, užduotis automatiškai perduodama pavaduojančiam asmeniui
  • Darbastalis: mano užduotys, laukiantys dokumentai ir priminimai vienoje vietoje
  • Elektroninės prašymų formos, kurios pačios paleidžia tvirtinimo eigą
Kvalifikuotas elektroninis parašas

Kvalifikuotas elektroninis parašas

Parašas yra tvirtinimo grandinės pabaiga: dokumentas pasirašomas toje pačioje sistemoje, kurioje buvo suderintas.

  • Smart-ID, Mobile-ID, asmens tapatybės kortelė ir LT ID
  • PDF, ADOC ir ASiC-E formatai
  • Pasirašymą įjungiame tik tiems dokumentams, kuriems jo reikia
  • Išsaugomi pasirašiusieji, parašo formatas ir data
Personalo procesai

Personalo procesai

Darbuotojų prašymai keliauja tuo pačiu keliu kaip ir kiti dokumentai: pateikiami, tvirtinami ir lieka registre.

  • Atostogų prašymas iš kalendoriaus - PDF dokumentas susikuria ir užregistruojamas automatiškai
  • Nuotolinio darbo ir komandiruočių prašymai, išlaidų deklaracija po kelionės
  • Nebuvimų kalendorius vadovui ir kolegoms
  • Darbuotojo kortelė su dokumentais ir sveikatos patikrų priminimais
  • Pavadavimai: atostogaujančio užduotys automatiškai perduodamos pavaduotojui

Dokumento gyvavimo ciklas

Dokumentas eina aiškiu keliu, o kiekvienas veiksmas lieka istorijoje. Pasirašymo žingsnis įjungiamas tik ten, kur jo reikia.

  1. Gavimas

    El. paštas, E. pristatymas, API, skenavimas ar masinis importas.

  2. Registravimas

    Atpažinimas, laukų užpildymas, numeris ir spaudas.

  3. Užduotys

    Vykdytojai, terminai, kontrolės datos ir priminimai.

  4. Derinimas

    Vizos iš eilės ar lygiagrečiai, komentarai, pavadavimai.

  5. Pasirašymas

    Tik tiems dokumentams, kuriems reikia el. parašo.

  6. Archyvavimas

    Bylos, saugojimo terminai ir sunaikinimo aktai.

Registrai pagal Jūsų veiklą

Registrų sąrašą sudarome kartu ir sukonfigūruojame tik tai, ko reikia Jūsų įmonei. Žemiau - dažniausiai naudojami pavyzdžiai.

Raštinė

Gaunami ir siunčiami raštai, įsakymai, įgaliojimai, prašymai, aktai

Sutartys

Sutartys, preliminarios sutartys, perdavimo ir grąžinimo aktai

Personalas

Darbo sutartys, personalo įsakymai, pareiginiai nuostatai, mokymai

Apskaita ir finansai

Gaunamos ir siunčiamos sąskaitos, banko išrašai, važtaraščiai

Pirkimai ir pardavimai

Pirkimų dokumentai, pasiūlymai, užsakymai

Valdymas

Akcininkų ir valdybos sprendimai, tvarkos, taisyklės, politikos

BDAR

Veiklos įrašai, poveikio vertinimai, saugumo incidentai

Sauga ir rizika

Darbuotojų ir gaisrinė sauga, profesinė rizika, neatitiktys

Turtas ir teisė

Nekilnojamasis turtas, transportas, IT įranga, leidimai, ginčai

Archyvas

Archyvo dokumentai, saugojimo terminai, sunaikinimo aktai

Integracijos su Jūsų sistemomis

DVS neveikia atskirai: dokumentai ateina iš ten, kur jie atsiranda, ir keliauja ten, kur jų reikia.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Paruošta dvipusė sinchronizacija: tiekėjai, klientai, prekės, sąskaitos, užsakymai, dimensijos ir PVM nustatymai. Patvirtinta pirkimo sąskaita į apskaitą patenka be pakartotinio įvedimo, o platesnę duomenų apimtį pritaikome pagal Jūsų poreikius.

Microsoft Dynamics NAV ir kitos apskaitos sistemos

Senesnės Dynamics NAV versijos ir kitos apskaitos programos jungiamos per web servisus arba pagal poreikį sukuriamą duomenų mainų sąsają.

Microsoft 365

Dokumentų importas iš Outlook pašto dėžučių, Teams susitikimai sistemos kalendoriuje.

E. pristatymas

Per valstybinę pristatymo sistemą gauti dokumentai užregistruojami automatiškai.

Rekvizitai.lt

Įmonių duomenys užpildomi ir patikrinami pagal registrą.

Active Directory ir Microsoft Entra ID

Prisijungimas su įmonės paskyra. Naudotojų ir grupių sinchronizaciją pritaikome pagal Jūsų aplinką.

IMAP el. paštas

Bet kuri pašto dėžutė gali tapti registro įėjimu su automatiniu priedų registravimu.

REST API ir individualios integracijos

Prireikus sukuriame unikalią integraciją ir sujungiame DVS su bet kuria Jūsų naudojama sistema: dokumentai registruojami, duomenys ir užduotys keliauja automatiškai.

Sauga ir atitiktis

Sistema pritaikyta BDAR reikalavimams: veiklos įrašams, duomenų subjektų prašymams ir incidentams galima turėti atskirus registrus, o kiekvienas veiksmas su dokumentu paliekamas istorijoje.

Teisės iki registro

Rolės, grupės ir padaliniai; konfidencialūs registrai matomi tik priskirtiems darbuotojams.

Prieigos apribojimai

IP adresų apribojimai, slaptažodžių politika ir prisijungimų blokavimas.

Informacijos klasifikavimas

Dokumentai žymimi kaip vieši, vidiniai arba konfidencialūs, jautrių laukų reikšmės rodomos užmaskuotos.

Priegloba ir atsarginės kopijos

Sistemą talpiname ir prižiūrime mes: atsarginės kopijos ir atnaujinimai įeina į priežiūrą.

Diegimas Jūsų serveryje

Jei reikalauja Jūsų IT politika, sistemą įdiegiame Jūsų infrastruktūroje.

Diegimas per 2-3 savaites

Skaičiuojame nuo registrų sąrašo suderinimo. Integracijos ir senų dokumentų perkėlimas vyksta lygiagrečiai ir paleidimo nestabdo.

  1. Poreikių suderinimas

    Kartu sudarome registrų sąrašą, tvirtinimo sekas ir reikalingas integracijas.

  2. Konfigūravimas

    Registrus, procesus ir šablonus sukonfigūruojame mes - Jūsų žmonėms nieko dėlioti nereikia.

  3. Naudotojai ir mokymai

    Sukuriame naudotojus ir apmokome komandą. Integracijos jungiamos savo grafiku ir paleidimo nestabdo.

  4. Priežiūra ir tobulinimas

    Palaikymas, atnaujinimai ir pagalba, kai atsiranda naujų poreikių.

Dažniausi klausimai

Neradote atsakymo? Parašykite arba paskambinkite - mielai atsakysime.

Mes. Registrus, laukus, numeraciją, tvirtinimo sekas ir prieigos teises sukonfigūruojame pagal Jūsų tvarką. Prireikus naujo registro ar pakeitimo - tiesiog parašykite mums.

Ne. Tvirtinimas vyksta per užduotį sistemoje, o elektroninis pasirašymas yra atskiras žingsnis, kurį įjungiame tik tiems dokumentams, kuriems jo reikia.

Užduotis automatiškai perduodama pavaduojančiam asmeniui. Pavadavimas prasideda ir baigiasi pagal nurodytas datas, todėl nieko nereikia perjungti ranka.

Taip. Perkėlimo apimtį įvertiname pamatę, kokią sistemą naudojate, kiek joje dokumentų ir priedų, kokia jų struktūra ir kokią istoriją norite išsaugoti.

Parodysime sistemą su Jūsų dokumentais

Per trumpą nuotolinę demonstraciją parodysime, kaip DVS tvarkytų Jūsų sąskaitas, sutartis ir vidaus dokumentus, ir atsakysime į klausimus.

+370 657 58414