Dokumentų valdymo sistema

Pirkimo sąskaitų automatizavimas

Gaunamų sąskaitų srautas be rankinio perrašymo: sistema nuskaito ir paruošia, darbuotojas patikrina ir patvirtina.

1. Gavimas
2. Atpažinimas
3. Tvirtinimas
4. Apskaita

• Sąskaitos patenka automatiškai iš el. pašto dėžutės arba per API
• OCR ir dirbtinis intelektas nuskaito tiekėją, numerį, datas, sumas ir PVM
• Tiekėjas atpažįstamas pagal įmonės kodą, o naujas sukuriamas iš įmonių registro duomenų
• Įspėjimas, jei sąskaita tokiu numeriu jau užregistruota
• Sujungus su Jūsų apskaitos programa, patvirtinta sąskaita perduodama į ją

Dokumentų registrai pagal Jūsų tvarką

Registras - tai Jūsų dokumentų grupė su savo laukais, numeracija, tvirtinimo seka ir prieigos teisėmis.

• Registrų medis iki trijų lygių, pvz. Raštinė → Raštai → Gaunami
• Daugiau nei 55 laukų tipai: sumos, datos, IBAN, sąrašai, lentelės, ryšiai su klientais ir darbuotojais
• Numeracija pagal seriją su metiniu ar dieniniu skaitiklio atstatymu
• Registracijos spaudas su numeriu ir data uždedamas ant dokumento automatiškai
• Informacijos klasifikavimas: viešas, vidinis, konfidencialus
• Masinis importas iš ZIP archyvų ir aplankų

Dokumentų rengimas pagal šablonus

Įsakymai, prašymai, raštai ir sutartys rengiami iš įmonės šablonų - su rekvizitais, kintamaisiais ir be kopijavimo klaidų.

• Šablonai su kintamaisiais, validacijomis ir įmonės rekvizitais
• Dokumentai formuojami DOCX ir PDF formatais
• Dokumentas atidaromas Word programoje tiesiai iš sistemos, o pakeitimai išsaugomi kaip nauja versija
• Parengtas dokumentas vienu veiksmu pateikiamas derinti ir užregistruojamas
• Visa versijų istorija lieka prie dokumento

Sutarčių valdymas

Visos sutartys, jų priedai ir susiję dokumentai vienoje vietoje, o svarbūs terminai nebepražiopsomi.

• Sutarčių registrai pagal grupes su savo numeracija
• Priedai, pakeitimai, perdavimo aktai ir sąskaitos susiejami su sutartimi
• Priminimai prieš galiojimo pabaigą ir pranešimai jam pasibaigus
• Vizavimo grandinė: teisininkas, finansų vadovas, direktorius
• Pasirašytą sutartį galima išsiųsti el. paštu tiesiai iš sistemos

Derinimas, vizavimas ir tvirtinimas

Kiekvienas dokumento žingsnis yra užduotis su atsakingu asmeniu ir terminu.

• Nuoseklios ir lygiagrečios vizavimo grandinės
• Sąlyginiai maršrutai: tvirtintojai parenkami pagal sumą, skyrių ar kitą lauką
• Terminai, priminimai el. paštu ir vėluojančių užduočių eskalavimas
• Nesant tvirtintojo, užduotis automatiškai perduodama pavaduojančiam asmeniui
• Darbastalis: mano užduotys, laukiantys dokumentai ir priminimai vienoje vietoje
• Elektroninės prašymų formos, kurios pačios paleidžia tvirtinimo eigą

Kvalifikuotas elektroninis parašas

Parašas yra tvirtinimo grandinės pabaiga: dokumentas pasirašomas toje pačioje sistemoje, kurioje buvo suderintas.

• Smart-ID, Mobile-ID, asmens tapatybės kortelė ir LT ID
• PDF, ADOC ir ASiC-E formatai
• Pasirašymą įjungiame tik tiems dokumentams, kuriems jo reikia
• Išsaugomi pasirašiusieji, parašo formatas ir data

Personalo procesai

Darbuotojų prašymai keliauja tuo pačiu keliu kaip ir kiti dokumentai: pateikiami, tvirtinami ir lieka registre.

• Atostogų prašymas iš kalendoriaus - PDF dokumentas susikuria ir užregistruojamas automatiškai
• Nuotolinio darbo ir komandiruočių prašymai, išlaidų deklaracija po kelionės
• Nebuvimų kalendorius vadovui ir kolegoms
• Darbuotojo kortelė su dokumentais ir sveikatos patikrų priminimais
• Pavadavimai: atostogaujančio užduotys automatiškai perduodamos pavaduotojui