Pereiti prie turinio
Elektroninių paskyrų ir leidimų pasirašymo informacinė sistema

Elektroninių paskyrų ir leidimų pasirašymo informacinė sistema

Elektroninių paskyrų ir leidimų pasirašymo informacinė sistema – skaitmeninis pavojingų darbų ir darbų pavojingose zonose paskyrų bei leidimų rengimo, valdymo ir pasirašymo sprendimas, sukurtas AB „Vilniaus vandenys“. Sistema visą paskyros ir leidimo procesą – nuo dokumento parengimo iki pasirašymo darbo vietoje bei saugojimo – perkelia į elektroninę erdvę, atsisakant popierinių dokumentų.

Sprendimas pritaikytas vandentvarkos įmonės veiklos procesams ir gali būti naudojamas įvairiems padidintos rizikos darbams, kuriems būtinas formalus paskyrų ir leidimų valdymas bei atsakingų asmenų parašai.

Paskyrų rengimas ir pildymas

Paskyra yra pagrindinis darbo dokumentas, kuriame apibrėžiama atliekama pavojinga užduotis, darbo vieta, atsakingi asmenys ir kita darbui atlikti reikalinga informacija. Paskyros gali būti rengiamos turinio valdymo sistemoje arba tiesiai planšetėje. 

Kiekvienai paskyrai automatiškai suteikiamas unikalus numeris pagal struktūrinį padalinį, todėl dokumentai yra lengvai identifikuojami, atsekami ir susiejami su konkrečiu padaliniu bei laikotarpiu.

Leidimų išrašymas darbo vietoje

Patvirtintos paskyros pagrindu leidimas dirbti išrašomas tiesiogiai darbo vietoje, naudojant planšetėje veikiančią aplikaciją. Joje fiksuojama su darbo vietos parengimu, darbų atlikimu ir jų užbaigimu susijusi informacija bei priimami atitinkami sprendimai dėl darbų pradžios.

Biometrinis parašas

Paskyras ir leidimus elektroniniu būdu pasirašo procese dalyvaujantys atsakingi asmenys. Parašas atliekamas planšetės ekrane ir registruojamas kaip biometrinis parašas, pagrįstas parašo dinamikos duomenų fiksavimu pagal ISO/IEC 19794-7 standartą.

Kartu su parašu registruojami jo atlikimo aplinkybes apibūdinantys metaduomenys, įskaitant pasirašymo datą ir laiką, geografinę vietą, įrenginio identifikavimo bei kitą techninę informaciją. Tai užtikrina didesnį pasirašymo proceso patikimumą, atsekamumą ir galimybę identifikuoti pasirašymo aplinkybes.

Registrai ir dokumentų būsenos

Sistemoje veikia atskiri paskyrų ir leidimų registrai, kuriuose centralizuotai pateikiama visa su dokumentais susijusi informacija. Dokumentams priskiriamos būsenos, atspindinčios pasirašymo eigą, pavyzdžiui, „Nepasirašyta“, „Dalinai pasirašyta“ arba „Pasirašyta“.

Registruose galima atlikti dokumentų paiešką ir filtravimą pagal pagrindinius kriterijus, todėl atsakingi darbuotojai gali operatyviai stebėti dokumentų būseną ir pasirašymo eigą.

Pasirašytų dokumentų saugojimas

Užbaigti ir pasirašyti dokumentai centralizuotai saugomi turinio valdymo sistemoje. Dokumentai išsaugomi PDF formatu kartu su pasirašymo duomenimis ir susijusiais metaduomenimis.

Centralizuotas dokumentų saugojimas užtikrina jų prieinamumą, atsekamumą ir vientisumą, palengvina dokumentų administravimą bei sudaro sąlygas efektyviai vykdyti auditą ir patikrinimus. Tokiu būdu visas paskyrų ir leidimų dokumentų valdymo procesas yra perkeltas į elektroninę erdvę.

Turite idėją? Paverskim ją tikrove!

Nuo pirmojo pokalbio iki veikiančio produkto - dirbame kaip viena komanda. Jūs žinote, ko norite. Mes žinome, kaip tai padaryti.